Základy spracovania osobných údajov
Definície
Pre jasnosť používame v tejto politike definície bežné v oblasti ochrany osobných údajov. Nižšie uvádzame základné pojmy, ktoré sa vzťahujú na to, ako LegalKCore spracúva údaje pri poskytovaní právnych služieb pre podniky, vrátane správy zmlúv, compliance auditov a komunikácie s klientmi.
- Osobné údaje sú akékoľvek informácie vzťahujúce sa k identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe, napríklad meno, e-mail, telefónne číslo, IČO alebo iné identifikačné údaje, ktoré môžu byť použité na priame alebo nepriame určenie osoby.
- Spracovanie znamená akúkoľvek operáciu alebo súbor operácií vykonaných s osobnými údajmi, vrátane zbierania, zaznamenávania, usporiadania, uchovávania, úprav, vyhľadávania, používania, zverejnenia prenosom alebo inak sprístupnenia, ako aj ich vymazania alebo zničenia.
- Používateľom rozumieme fyzickú osobu, ktorej osobné údaje spracúvame v súvislosti s využívaním služieb LegalKCore – ide prevažne o zástupcov, kontaktné osoby alebo zodpovedné osoby podnikateľských subjektov, ktoré s nami uzatvárajú zmluvy alebo žiadajú právne poradenstvo.
- Služba znamená súbor právnych služieb poskytovaných spoločnosťou LegalKCore vrátane prípravy a revízie zmlúv, compliance auditov, poradenstva pri riadení rizík a súvisiacich administratívnych činností poskytovaných cez LegalKCore.link.
- Cookies sú malé textové súbory uložené v zariadení používateľa pri návšteve webu LegalKCore.link, ktoré pomáhajú zlepšiť fungovanie portálu, zapamätať si preferencie a poskytovať analytické informácie pre optimalizáciu služieb.
Zber údajov
LegalKCore zbiera údaje, ktoré sú potrebné na zabezpečenie riadneho výkonu právnych služieb a dodržiavanie právnych povinností. Zber je zameraný na minimalizáciu administratívnej záťaže klienta a na efektívnu podporu pri správe zmlúv a compliance procesov.
Aké údaje zbierame
Údaje poskytnuté používateľom
Pri uzatváraní zmlúv, žiadostiach o právne služby alebo pri komunikácii s naším tímom nám môžete poskytnúť rôzne informácie, ktoré sú nevyhnutné pre identifikáciu, zpracovanie prípadu a plnenie zmluvných povinností.
- Kontaktné informácie: meno, priezvisko, e-mailová adresa a telefónne číslo zástupcov spoločnosti.
- Informácie o spoločnosti: názov firmy, sídlo, IČO/Business ID (napr. SK8685225142), DIČ, údaj o právnej forme a organizačné údaje.
- Údaje o zmluvách: predmet zmluvy, dátumy, zmluvné strany a prípadné dôkazy alebo dokumenty súvisiace s plnením.
- Fakturačné a platobné údaje potrebné na vystavenie faktúr a administráciu platieb.
- Komunikačné záznamy vrátane e-mailovej korešpondencie, zápisníc z konzultácií a poznámok k prípadu.
- Dokumenty na overenie súladu, interné audity a ďalšie podklady, ktoré klient poskytne na účely posúdenia compliance.
Údaje zbierané automaticky
Pri používaní webových služieb LegalKCore.link môžeme automaticky zbierať technické údaje o prístupe a používaní, ktoré slúžia na zabezpečenie stability služby, analýzu používania a detekciu bezpečnostných incidentov.
- IP adresa a informácie o sieťovom pripojení používané pre bezpečnostné a prevádzkové účely.
- Údaje o zariadení a prehliadači (typ zariadenia, operačný systém, verzia prehliadača) na účely optimalizácie používateľského rozhrania.
- Systémové logy a záznamy o prístupe pre audit a riešenie technických problémov.
- Analytické údaje o návštevnosti a správaní používateľov pre zlepšenie obsahu a funkcií služby.
- Cookies a podobné technológie na zlepšenie používateľskej skúsenosti a zapamätanie preferencií.
- Technické dáta o chybách a výkonových charakteristikách aplikácií.
Údaje získané od tretích strán
V určitých prípadoch LegalKCore prijíma informácie od dôveryhodných tretích strán potrebné na poskytnutie služieb alebo splnenie zákonných povinností. Tieto zdroje sa používajú len v rozsahu nevyhnutnom pre poskytovanie služby.
- Poskytovatelia IT a cloudových služieb, ktorí spracúvajú údaje v mene LegalKCore.
- Profesionálni partneri a konzultanti, ktorí participujú na riešení prípadu alebo audite compliance.
- Verejné registre, obchodné registre a overovacie databázy relevantné pre identifikáciu subjektov a právny status.
Použitie údajov
Účely spracovania
Údaje spracúvame s cieľom poskytovať právne služby na profesionálnej úrovni, zlepšovať procesy a zabezpečiť plnenie zákonných požiadaviek. Spracovanie je zamerané na praktické riešenia, ktoré znižujú administratívne a právne riziká klienta.
- Príprava, revízia a správa zmlúv vrátane komunikácie s protistranami.
- Poskytovanie poradenstva v oblasti compliance a príprava podkladov pre interné politiky a postupy.
- Administrácia a realizácia platobných a fakturačných procesov.
- Komunikácia s klientmi o stave prípadov, zmlúv a legislatívnych zmenách ovplyvňujúcich podnikanie.
- Zabezpečenie bezpečnosti služieb, prevencia zneužitia a reakcia na bezpečnostné incidenty.
- Plnenie právnych povinností voči orgánom štátnej správy a súdom podľa platnej legislatívy.
- Analýza a zlepšenie interných procesov a technických riešení s cieľom zefektívniť služby pre klientov.
- Marketingové komunikácie a informovanie o ponukách alebo seminároch, ak na to dal používateľ súhlas.
Právny základ spracovania
Právne základy spracovania údajov zahŕňajú nevyhnutnosť pre plnenie zmluvy, dodržiavanie zákonných povinností, oprávnené záujmy spoločnosti a súhlas tam, kde je to relevantné. Pri uplatňovaní oprávnených záujmov zvažujeme rovnováhu medzi záujmami LegalKCore a právami dotknutej osoby.
- Nezbytnosť na účely plnenia zmluvy medzi klientom a LegalKCore (napr. správa zmlúv, poskytovanie poradenstva).
- Plnenie zákonných povinností (napr. uchovávanie účtovných dokladov, spolupráca s regulačnými orgánmi).
- Oprávnený záujem LegalKCore (napr. zabezpečenie bezpečnosti, prevencia podvodov, zlepšovanie služieb) s primeraným zohľadnením práv osôb.
- Súhlas osoby tam, kde je spracovanie založené na dobrovoľnom súhlase, napríklad pre marketingové zasielanie noviniek.
Cookies
Na webovej stránke LegalKCore.link používame cookies a podobné technológie na zabezpečenie základnej funkčnosti, analyzovanie návštevnosti a zlepšovanie používateľskej skúsenosti. Používanie niektorých typov cookies môže vyžadovať súhlas používateľa.
Používame relacné a trvalé cookies, ako aj technológie tretích strán pre analytiku a výkon. Niektoré cookies sú nevyhnutné pre fungovanie služby, iné slúžia na meranie návštevnosti alebo uloženie preferencií.
Kategórie cookies: nevyhnutné (pre funkčnosť), výkonnostné/analytické (pre štatistiky), funkčné (uloženie preferencií) a marketingové (relevancia komunikácie).
Používateľ môže spravovať cookies cez nastavenia prehliadača alebo nástroj na správu súhlasov na našej stránke. Zakázanie niektorých cookies môže obmedziť funkčnosť niektorých častí služby.
Prečítajte si politiku cookies na LegalKCore.link/politika-cookies
Zdieľanie údajov
Data môžeme zdieľať s vybranými spracovateľmi a partnerami výlučne v rozsahu potrebnom na poskytovanie služieb, spracovanie platieb alebo splnenie zákonných povinností. Pred zdieľaním posudzujeme bezpečnostné a právne aspekty spolupráce.
- Externí právni poradcovia alebo odborníci zapojení do riešenia konkrétneho prípadu.
- Poskytovatelia IT infraštruktúry a cloud hostingových služieb, ktorí spracúvajú údaje na základe zmluvy o spracovaní.
- Audítori, účtovné firmy a iné subjekty pri plnení zákonných alebo auditorských požiadaviek.
- Platobné brány a finančné inštitúcie pri spracovaní finančných transakcií.
- Regulačné orgány, súdy a štátne autority pri výkoně práv a povinností vyplývajúcich zo zákona.
- V prípade obchodnej transakcie alebo reorganizácie môžu byť údaje prenesené potenciálnym kupujúcim alebo nástupcom v rozsahu nevyhnutnom pre vykonanie transakcie.
Medzinárodné prevody údajov
Pri poskytovaní služieb môže dôjsť k prenášaniu údajov mimo EÚ/EHP, napríklad pri využívaní cloudových služieb alebo externeho spracovateľa. V takých prípadoch zabezpečujeme primerané ochranné opatrenia podľa platnej legislatívy.
Ako ochranné opatrenia pri medzinárodných prevodoch používame štandardné zmluvné doložky EÚ, adekvátne rozhodnutia Komisie, technické opatrenia ako šifrovanie a ďalšie zmluvné záruky so spracovateľmi.
Ukladanie a uchovávanie údajov
Uchovávanie údajov
Údaje uchovávame len tak dlho, ako je to nevyhnutné na účely, na ktoré boli zhromaždené, alebo na plnenie zákonných povinností. Pri rozhodovaní o dobe uchovávania zohľadňujeme povahu údajov, účel spracovania a požiadavky platnej legislatívy.
Údaje účtu a identifikačné informácie uchovávame počas aktívneho vzťahu so zákazníkom a zvyčajne ešte po dobu potrebnú na archiváciu účetných dokladov alebo naplnenie zákonných povinností (v súlade s miestnymi predpismi).
Komunikačné záznamy a dokumentácia týkajúca sa riešenia prípadov sú uchovávané po dobu potrebnú na splnenie zmluvných záväzkov a pre prípadné právne nároky alebo riešenie sporov.
Technické logy a záznamy o prístupe uchovávame obvykle počas obmedzeného obdobia (napr. niekoľko mesiacov až rokov), primerane potrebám bezpečnosti a auditu.
Po uplynutí obdobia uchovávania vykonáme bezpečné vymazanie alebo anonymizáciu údajov. Klient môže požiadať o skrátenie obdobia uchovávania v rozsahu povolenom právnymi predpismi a pri zachovaní nevyhnutných zákonných výnimiek.
Bezpečnosť údajov
LegalKCore aplikuje technické a organizačné opatrenia na ochranu údajov pred neoprávneným prístupom, stratou alebo zneužitím. Opatrenia sú navrhnuté s ohľadom na povahu spracúvaných údajov a aktuálne bezpečnostné štandardy.
- Šifrovanie údajov pri prenose a tam, kde je to vhodné, aj v úložisku.
- Prístupové kontroly a rozdelenie práv podľa rolí, audit logy prístupov a viacfaktorová autentifikácia pre citlivé systémy.
- Pravidelné zálohovanie, testovanie obnovy, aktualizácie systémov a penetračné testy na overenie bezpečnosti.
Práva dotknutých osôb
Práva používateľov
Osoby, ktorých sa údaje týkajú, majú práva stanovené v GDPR a miestnej legislatíve. LegalKCore poskytuje mechanizmy na uplatnenie týchto práv a na informovanie o spôsobe spracovania údajov.
- Právo na prístup k svojim osobným údajom a na získanie kópie údajov, ktoré spracúvame.
- Právo na opravu nepresných alebo neúplných údajov.
- Právo na vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené, alebo ak existujú iné právne dôvody na vymazanie.
- Právo na obmedzenie spracovania v určitých prípadoch, napríklad počas preverovania presnosti údajov.
- Právo namietať proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme vrátane profilovania, ak existujú dôvody súvisiace s konkrétnou situáciou dotknutej osoby.
- Právo na prenositeľnosť údajov, ak je spracovanie založené na súhlase alebo zmluve a spracovanie je vykonávané automatizovanými prostriedkami.
- Právo stiahnuť súhlas so spracovaním údajov, kde je spracovanie založené na súhlase, bez ovplyvnenia zákonnosti spracovania pred odvolaním súhlasu.
- Právo podať sťažnosť u dozorného orgánu, ktorým je v Slovenskej republike Úrad na ochranu osobných údajov.
Ako uplatniť svoje práva
Žiadosť o uplatnenie práv zašlite písomne alebo e-mailom na kontaktné údaje LegalKCore (adresu alebo e-mail uvedené nižšie). Uvádzajte dostatočné informácie pre identifikáciu a určenie rozsahu žiadosti. Môžeme požadovať doplňujúce informácie na overenie identity žiadateľa.
[email protected]
Naša odpoveď na oprávnenú žiadosť bude zaslaná zvyčajne do 30 dní. V prípade zložitých žiadostí alebo veľkého počtu požiadaviek môže byť lehota predĺžená až o ďalšie 2 mesiace, o čom Vás informujeme.
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR)
LegalKCore postupuje v súlade s GDPR a miestnou legislatívou pri spracovaní osobných údajov. Ak máte otázky, chcete uplatniť práva alebo podať sťažnosť, kontaktujte nás na adrese LegalKCore, Majzonovo námestie 9125/2, 940 02 Nové Zámky, Slovensko alebo telefónom +421019207926; tiež máte právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov SR.
- Právo na prístup k osobným údajom, vrátane informácie o tom, ktoré údaje spracúvame a za akým účelom.
- Právo na opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov v našich záznamoch.
- Právo na vymazanie osobných údajov v prípadoch, kde už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené.
- Právo na obmedzenie spracovania údajov, napríklad počas sporu o presnosť alebo zákonnosť spracovania.
- Právo na prenositeľnosť údajov, ktoré sa vzťahujú na vás a boli poskytnuté dobrovoľne v strojovo čitateľnom formáte.
- Právo namietať voči spracovaniu údajov založenému na oprávnenom záujme, ako aj na priame marketingové aktivity.
Ak máte pochybnosti o spracovaní osobných údajov, môžete sa obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky alebo podať sťažnosť prostredníctvom oficiálneho portálu úradu.
Ostatné informácie
Marketing a obchodné oznámenia
Posielame informačné materiály a obchodné ponuky výlučne firmám a profesionálom, ktoré sa zameriavajú na zlepšenie zmluvného manažmentu a súladnosti. Súbory cookies a analytické nástroje používame na prispôsobenie obsahu tak, aby ste dostávali relevantné návrhy úspor času a zníženia právnych rizík. Ak nechcete prijímať marketing, môžete sa odhlásiť kedykoľvek.
Odhlásiť sa z marketingových správ môžete kliknutím na odkaz „odhlásiť“ v dolnej časti každého e-mailu alebo zaslaním požiadavky na [email protected]. Odhlásenie spravidla spracujeme do 10 pracovných dní.
Deti a ochrana údajov
Naše služby sú určené výhradne pre právnické osoby a podnikateľské subjekty. Nezhromažďujeme a nespracovávame vedome osobné údaje detí. Ak zistíme, že sme prijali údaje dieťaťa, prijmeme primerané opatrenia na ich odstránenie.
Odkazy na tretie strany
Na stránkach môžu byť odkazy na externé služby partnerov alebo regulačné zdroje. Tieto externé stránky majú vlastné pravidlá ochrany osobných údajov a my za ich obsah a spracovanie údajov nezodpovedáme. Pred zdieľaním údajov odporúčame preštudovať si ich zásady ochrany osobných údajov.
Zmeny v zásadách ochrany osobných údajov
Zásady súdy pravidelne aktualizujeme podľa legislatívnych zmien a prevádzkových potrieb. Dôležité zmeny budeme komunikovať na stránke LegalKCore a e-mailom registrovaným kontaktom. Menšie úpravy môžu vstúpiť do platnosti bez predchádzajúceho upozornenia, ak sa týkajú technických alebo administratívnych aspektov.